Istruzioni per le segnalazioni whistleblowing

Chi può segnalare?

Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI (Codice fiscale e Partita IVA 03722200361) con sede legale in 41122 Modena (MO), via dello sport n. 50, (di seguito anche “I PORTALI”) si impegna a operare in modo etico e responsabile e chiede alle persone con cui stabilisce o ha stabilito rapporti nel contesto delle proprie attività, e nello specifico:

• i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge n. 81/2017, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’ 409 del codice di procedura civile e all’art. 2 del d.lgs. 81/2015, che svolgono la propria attività lavorativa in favore di I PORTALI;
• i lavoratori e i collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore dei I PORTALI;
• i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività lavorativa presso I PORTALI;
• i volontari ed i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso I PORTALI se presenti;
• i clienti, i potenziali clienti, di I PORTALI
• gli azionisti (persone fisiche) i soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza in favore di I PORTALI, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

di comportarsi in modo analogo.

A tal fine, Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI ha implementato regole specifiche, un processo di whistleblowing e incaricato l’Organismo di Vigilanza (di seguito ODV) quale Organo di gestione del canale di segnalazione interno ai sensi del D.lgs. 24/2023.

Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI vuole quindi fornire ai potenziali segnalanti canali sicuri che garantiscano la riservatezza della loro identità e del contenuto della segnalazione, fatti salvi eventuali obblighi di legge, e la loro protezione da eventuali ritorsioni. Analogamente sono protetti dalle ritorsioni anche i facilitatori, i familiari e colleghi del segnalante e le società/enti ad essa collegate.

Chiunque ponesse in essere condotte ritorsive, discriminatorie, sleali o non corrette nei confronti del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione potrà essere sottoposto a procedimento disciplinare, ove applicabile e/o denunciato all’Autorità giudiziaria qualora il suo comportamento possano essere ravvisati gli estremi di un reato.

La tutela delle persone segnalanti si applica nei seguenti casi:

• quando il rapporto giuridico tra Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte ed il segnalante è in corso;
• quando il rapporto giuridico tra Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI ed il segnalante o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte, non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova per gli eventuali dipendenti;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Cosa segnalare?

Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI incoraggia tutti quanti sono in rapporti di affari, come indicato al punto precedente, a segnalare qualsiasi attività scorretta, disonesta o potenzialmente illegale sia la stessa già commessa, probabilmente o potenzialmente commessa, oltre a comportamenti che possano causare un danno o un pregiudizio, anche di immagine, a Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI, Adottando un sistema “Whistleblowing” ¹ ²

Cosa non segnalare?

Non saranno trattate le segnalazioni diverse da quelle sopra descritte e nello specifico quelle legate ad interessi di carattere personale, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o voci scarsamente attendibili (c.d. “voci di corridoio”).

Eventuali segnalazioni su temi “del personale”  HR (human resource: es. molestie, bullismo, pari opportunità, diversità di genere) saranno gestite ai sensi della normativa interna in materia, per gli eventuali dipendenti

Se la segnalazione risulta infondata e nessuna azione giudiziaria o disciplinare viene avviata, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.

In caso di segnalazioni infondate, in malafede, negligenti, Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI si riserva di agire in difesa dei propri interessi o dei soggetti danneggiati oggetto della segnalazione. Successivamente i dati personali saranno cancellati o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.

Come segnalare?

Per effettuare la SEGNALAZIONE INTERNA è preferibile utilizzare la piattaforma Team System al seguente link: https://iportali.smartleaks.cloud. L’accesso alla piattaforma è consentito anche tramite la rete intranet dal sito www.iportali.com. Tale piattaforma è stata scelta da Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI in quanto di facile utilizzo, garantisce la riservatezza e l’anonimato del segnalante nel caso decidesse tale opzione e permette un accesso ampio e senza discriminazioni o barriere linguistiche. La piattaforma fornisce anche la possibilità di effettuare una registrazione vocale. I dati non sono conservati presso Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI, ma presso il fornitore della piattaforma

L’utilizzo della piattaforma non è l’unico modo per inviare le segnalazioni di whistleblowing. Le stesso possono essere inviate anche:

• per posta ordinaria all’indirizzo: Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI Via Dello Sport n. 50 – 41122 Modena (MO) (c.a. Organismo di Vigilanza). Nel caso in cui la segnalazione riguardasse un membro dell’Organismo di Vigilanza, deve essere indirizzata al Rappresentante Legale o altro organismo da individuare ad esempio CDA.

In ogni caso la gestione di una segnalazione effettuata in modalità esclusivamente verbale risulta di difficile gestione e viene sconsigliata.

L’Organismo di Vigilanza è sempre a disposizione dei segnalanti per raccogliere e registrare ogni segnalazione. Nel caso di incontro diretto, sempre con il consenso del segnalante, il colloquio sarà verbalizzato e sottoposto al segnalante. In quest’ultimo caso, il segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro prima di sottoscriverlo.

Ove i fatti segnalati dovessero riguardare uno o più componenti dell’Organismo di Vigilanza in via diretta o indiretta, oppure attività facenti capo alle responsabilità organizzative loro assegnate, il segnalante deve specificare nella segnalazione i destinatari della stessa in modo da evitare che, sia pure in modo involontario soggetti normalmente destinatari delle segnalazioni, possano accedervi; si raccomanda a tal fine di utilizzare la soluzione tramite posta ordinaria e richiedendo un incontro diretto in quanto alla piattaforma Team System accedono indistintamente tutti i membri dell’Organismo di Vigilanza. I soggetti potenzialmente coinvolti dell’Organismo di Vigilanza saranno esclusi dalla gestione della segnalazione.

Il segnalante può utilizzare il CANALE ESTERNO MESSO A DISPOSIZIONE DALL’ANAC https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ qualora ricorra almeno una delle seguenti circostanze:

1. il canale interno messo a disposizione dell’azienda non appare idoneo a tutelare la riservatezza delle persone e del contenuto della segnalazione;
2. l’azienda non ha dato seguito ad una segnalazione effettuata tramite il canale interno;
3. esiste una evidente probabilità che un’eventuale segnalazione non avrebbe seguito o determinerebbe un concreto rischio di ritorsioni nei confronti del segnalante o di altre persone;
4. esiste un concreto pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio una situazione di emergenza o di rischio di danno irreversibile, anche per l’incolumità fisica di una o più persone) che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne i possibili effetti).

I casi 3 e 4 devono basarsi su fondati motivi e non su semplici illazioni.

Inoltre, il segnalante che ritenga di aver subito una ritorsione a seguito di una segnalazione effettuata può comunicare l’accaduto all’ANAC secondo quanto previsto dall’art. 19 del D. Lgs. 24/2023, al fine di permettere a quest’ultima di svolgere gli accertamenti previsti dalla normativa ed eventualmente irrogare una sanzione al soggetto che ha messo in atto la misura ritorsiva.

Al momento della pubblicazione di questa istruzione l’accesso al canale di segnalazione è disponibile sul sito istituzionale di ANAC alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

È opportuno visitare direttamente i siti delle Autorità per verificare eventuali ulteriori condizioni per la segnalazione esterna e aggiornamenti sui canali di segnalazione.

Il segnalante può, infine, decidere di effettuare una divulgazione pubblica, ovvero rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Come ulteriormente può essere protetto il segnalante che utilizza la piattaforma?

Prima di accedere alla piattaforma, per poter garantire la riservatezza nella consultazione dell’applicativo e quindi nella segnalazione di illeciti, è possibile applicare ulteriori misure oltre a quelle previste dalla piattaforma. In particolare si suggerisce al segnalante ogni volta che accede alla stessa:

• di fornire esclusivamente informazioni attenenti alla segnalazione;
• di effettuare l’accesso da un collegamento non aziendale (ad esempio dalla propria abitazione);
• utilizzare un browser in navigazione anonima e provvedere successivamente all’eliminazione della cronologia di navigazione del browser. Il segnalante in tal modo può aumentare al massimo la riservatezza (riducendo il rischio di osservazioni indiscrete).

Quale deve essere il contenuto della segnalazione?

È opportuno che la segnalazione contenga le informazioni riguardanti il nominativo del/i soggetto/i o riferimenti della/e struttura/e presunti responsabili della violazione e una breve descrizione della supposta violazione, con indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto/i fatti, evidenziando anche eventuali soggetti terzi coinvolti, a conoscenza dei fatti o potenzialmente danneggiati. Per facilitare la gestione della segnalazione, è opportuno allegare tutta la documentazione di supporto disponibile.

Il segnalante che risulta coinvolto, dovrà specificarlo, poiché potrebbe ricevere un trattamento diverso rispetto agli altri soggetti, compatibilmente con la normativa applicabile.

Nella segnalazione non devono essere inseriti dati personali ulteriori a quelli strettamente necessari e/o non pertinenti per procedere con le indagini.

È possibile effettuare segnalazioni anonime?

Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI incoraggia i segnalanti a privilegiare le segnalazioni non anonime al fine di snellire e rendere più efficienti le indagini; inoltre, nel caso di segnalazione anonima, l’Organismo di Vigilanza potrebbe non essere in grado di investigare efficacemente la segnalazione. Quindi si raccomanda, laddove il segnalante intenda utilizzare tale modalità, che la stessa risulti adeguatamente circostanziata e resa con dovizia di particolari e comunque tale da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es., indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, etc.).

Si precisa che, qualora il segnalante opti per la divulgazione pubblica, le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio e non possono essere protette da Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI. Pertanto, ove il segnalante riveli volontariamente la propria identità, non verrà in rilievo la tutela della riservatezza. Qualora, invece, il segnalante, non riveli la propria identità, Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI tratterà la divulgazione alla stregua di una segnalazione anonima.

Come accedere alla piattaforma?

https://iportali.smartleaks.cloud

oppure tramite il sito https://www.iportali.com

Cosa fa Il CONSORZIO PROPRIETARI DEL CENTRO COMMERCIALE I PORTALI dopo aver ricevuto la segnalazione?

Il processo di Whistleblowing si articola nelle seguenti fasi:

• ricezione della segnalazione;
• valutazione preliminare a cura dell’Organismo di Vigilanza/;
• indagine;
• chiusura della segnalazione.

L’Organismo di Vigilanza verifica la segnalazione ricevuta per accertare quanto descritto ed entro massimo 7 giorni ne dà comunicazione al segnalante. I risultati dell’indagine possono prevedere più passaggi ed approfondimenti e la stessa potrà coinvolgere altri soggetti che sono autorizzati a trattare i dati personali del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. A questa attività non parteciperanno in nessun caso eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione effettuata. Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi ed alle condizioni previste dalla normativa applicabile. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui la si potrebbe evincere possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione solo con il consenso del segnalante, oppure quando obbligatorio o legittimo ai sensi della normativa applicabile o la rivelazione dell’identità è indispensabile (ad esempio nell’ambito di indagini avviate all’autorità giudiziaria); in questi ultimi due casi, il segnalante sarà informato da I PORTALI in merito ai motivi di tale comunicazione.

Al termine dell’indagine (ed al massimo entro tre mesi dalla segnalazione) vengono comunicati, al Consiglio di Amministrazione/Organo di Governo i risultati della stessa e, se del caso, proposte le misure di prevenzione, mitigazione, penalizzazione che quest’ultimo può adottare.

In alcuni casi l’Organismo di Vigilanza non procede a trattare la segnalazione, nel qual caso ne fornisce adeguata motivazione al segnalante. Tali condizioni si verificano:

• qualora la segnalazione abbia ad oggetto fatti che – seppur riguardanti I PORTALI – risultano “segnalazioni non inerenti”, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: reclami di natura commerciale, proposte commerciali, attività di marketing;
• qualora sui fatti segnalati sia nota l’esistenza di indagini in corso da parte di Pubbliche Autorità (es. autorità giudiziarie e organi amministrativi);
• qualora la segnalazione sia relativa a fatti già in precedenza noti e compiutamente accertati e senza che la nuova segnalazione abbia aggiunto o consenta di aggiungere elementi o aspetti ulteriori rispetto a quanto già conosciuto (c.d. segnalazioni superate), ovvero qualora venga solo prodotta documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
• qualora l’Organismo di Vigilanza manifesti incompetenza sulle questioni segnalate.

In tutti questi casi l’Organismo di Vigilanza archivia la segnalazione dandone riscontro al segnalante ed eventualmente indirizzandolo verso altro soggetto a cui far pervenire la suddetta segnalazione.

In alcuni casi può essere necessario, previa autorizzazione del segnalante, comunicare a soggetti terzi autorizzati i suoi dati; mentre il Consiglio di Amministrazione/Organo di Governo si riserva di comunicare l’oggetto della segnalazione all’Autorità Giudiziaria senza richiedere preventivamente il consenso del segnalante (art 12 comma 3 D.lgs. 24/2023 “Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale”).

Da chi è composto l’Organismo di Vigilanza/?

L’Organismo di Vigilanza è composto da membri indipendenti e non esecutivi che sono stati scelti e designati in ragione della loro competenza e tenuti alla completa riservatezza delle informazioni di cui possono venire a conoscenza.

Approfondimenti ed informativa per il trattamento dei dati personali

Approfondimenti in merito alla gestione delle segnalazioni sono riportate nella “Procedura gestione segnalazioni”. LINK

Per quanto concerne il trattamento dei dati personali del segnalante prendere visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 13 e parzialmente art.14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) in calce INFORMATIVA PER LE SEGNALAZIONI

Tale informativa si applica al trattamento dei dati personali di tutti i soggetti che possono a vario titolo essere acquisiti da I PORTALI per via di una segnalazione (Segnalante, Segnalato, Persone coinvolte, Facilitatori, altri soggetti menzionati nella segnalazione).

I dati personali saranno conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per il tempo necessario a evadere la segnalazione e, comunque, non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione al segnalante dell’esito finale della procedura di segnalazione. Sono fatti salvi eventuali specifici obblighi normativi o la sopravvenuta necessità del Titolare di agire o difendersi in giudizio, che rendano necessario il trattamento e la conservazione dei dati per periodi di tempo superiori. Se i fatti segnalati non rientrano nell’ambito di applicazione del Sistema Whistleblowing o non sono accertabili, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi entro 3 mesi dall’accertamento di quanto indicato.